This post is also available in:

Het bestuur van Sovicos is de ruggengraat van de vereniging. Het is verantwoordelijk voor het leiden van de dagelijkse gang van zaken binnen de vereniging en voor het realiseren van het statutaire doel. Een goed bestuur kan veel betekenen voor het creëren van een veilig en plezierig sportklimaat binnen de vereniging. Van beleidsplannen en begrotingen tot investeringen en contracten, alles wordt aan de bestuurstafel besproken en vastgesteld. Ook belangrijke thema’s als ledenwerving en -behoud, financiën, accommodatie en sportiviteit en respect vallen onder de verantwoordelijkheid van het bestuur.

Alles wat het bestuur doet, dient in het belang van de vereniging te zijn en moet gebeuren met bewaking van het verenigingsbeleid én met inachtneming van de geldende wet- en regelgeving. In dit artikel zullen we de verschillende taken van het bestuur van een volleybalvereniging nader toelichten.

De verschillende functies binnen het bestuur van Sovicos

Bij Sovicos bestaat het bestuur uit de volgende zes bestuursleden:
Klik op onderstaande functie voor verdere beschrijving.

Voorzitter
Secretaris
Penningmeester
Bestuurslid Technische Zaken
Bestuurslid Jeugdzaken
Bestuurslid Verenigingszaken

Het algemeen bestuur van de vereniging is een belangrijk orgaan dat regelmatig bijeenkomt om de voortgang van de vereniging te bespreken. Het bestuur vergadert tenminste één keer per zes weken en het is belangrijk dat alle bestuursleden hierbij aanwezig zijn om de juiste beslissingen te nemen. Een bestuursvergadering kan alleen besluiten nemen als tenminste de meerderheid van de bestuursleden aanwezig is. Wanneer er gestemd wordt, beslist de meerderheid van de aanwezige leden.

Het bestuur heeft binnen het kader van het reglement de bevoegdheid om alle beslissingen te nemen en regelingen te treffen die het noodzakelijk acht in het belang van de vereniging. Het is hierdoor belangrijk dat het bestuur goed functioneert en de vereniging op de juiste wijze kan leiden. In situaties waarin snel en adequaat moet worden gehandeld, heeft het bestuur de bevoegdheid om zonder overleg vooraf actie te ondernemen. Wel dient het bestuur in deze gevallen verantwoording af te leggen over zijn handelingen tijdens de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering. Zo blijft het bestuur transparant en kunnen de leden zich goed laten informeren over het reilen en zeilen van de vereniging.

Hieronder de verschillende rollen van de bestuursleden verder uitgelegd. Vragen? Stel ze hier!

De rol van de voorzitter

Als voorzitter ben jij de verbindende factor van de vereniging en zorg je dat alles binnen de vereniging op rolletjes loopt! Jij bent verantwoordelijk voor het managen van de vereniging en zorgt ervoor dat alle leden zich aan de regels houden en dat er een optimale sfeer binnen de vereniging blijft.

Managen van de vereniging

De voorzitter van de vereniging heeft een leidende functie en is verantwoordelijk voor het laten plaatsvinden van ledenvergaderingen, het toezien op de naleving van de reglementen en het zorgdragen voor het voortbestaan van de vereniging. De voorzitter is niet de eigenaar/directeur, maar dient te handelen volgens de regels van de vereniging die vastgelegd zijn in de statuten. Als er een vergadering is, is de voorzitter de persoon die alles in goede banen leidt.

Beleidsverantwoordelijke

Samen met de overige bestuurders is de voorzitter beleidsverantwoordelijke en moet hij of zij erop toezien dat het in de algemene ledenvergadering vastgestelde verenigingsbeleid wordt uitgevoerd.

Handelen namens de vereniging

Als lid van het bestuur is de voorzitter gemachtigd om namens de vereniging te handelen met derden bijvoorbeeld de NeVoBo. Als er ergens over onderhandeld moet worden, dan is de voorzitter de persoon die de vereniging vertegenwoordigd. De meeste voorzitterstaken zijn vrij in te delen door de vereniging, maar er zijn ook wettelijke taken die in de statuten zijn vastgelegd.

Wettelijke voorzitterstaken

De volgende taken zijn wettelijk vastgelegd, waar in de statuten van de vereniging van kan worden afgeweken:

Erop toezien dat de algemene ledenvergadering tijdig bijeengeroepen wordt
Voorzitten van de algemene ledenvergadering (zie hieronder voor meer info)
Erop toezien dat er een deugdelijke notulering en verslaglegging van bestuursvergaderingen en de algemene ledenvergadering plaatsvindt
Het voeren van een deugdelijke administratie (dit wordt vaak aan de secretaris toevertrouwd, maar wettelijk gezien is het gehele bestuur, en dus ook de voorzitter, hier verantwoordelijk voor)
Het vertegenwoordigen van de vereniging naar buiten toe
Het besturen van de vereniging

Voorzitten van de algemene ledenvergadering

Naast de algemene taken die een voorzitter van het bestuur van een vereniging heeft, heeft deze ook specifieke taken met betrekking tot de algemene ledenvergadering (ALV). Het is de taak van de voorzitter en secretaris om ervoor te zorgen dat de vereniging ten minste eenmaal per jaar een ALV uitschrijft, binnen zes maanden na afloop van het boekjaar.

Volgens artikel 2:38 BW treedt de voorzitter van het bestuur ook op als voorzitter van de ALV, tenzij de statuten anders bepalen. Het is aan de voorzitter om ervoor te zorgen dat de ALV ordelijk en op tijd plaatsvindt en dat alle noodzakelijke besluiten correct en op tijd worden genomen en vastgelegd.

Wanneer er mondeling wordt gestemd tijdens een ALV, is het de taak van de voorzitter om de stemmen te tellen en de uitslag vast te leggen in de notulen. Als de voorzitter de uitslag van de stemming mededeelt, staat deze vast, tenzij er op dat moment bezwaar tegen wordt gemaakt.

De rol van de secretaris

De secretaris van een vereniging heeft een leidende functie en is samen met de overige bestuursleden verantwoordelijk voor het laten plaatsvinden van ledenvergaderingen, het toezien op de naleving van reglementen en het zorgdragen voor het voortbestaan van de vereniging.

Beleidsverantwoordelijke

Samen met de overige bestuursleden is de secretaris beleidsverantwoordelijke. De secretaris ziet erop toe dat het in de algemene ledenvergadering vastgestelde verenigingsbeleid wordt uitgevoerd.

Wettelijke secretaristaken

Wettelijk gezien dient de secretaris de volgende taken uit te voeren:

Er op toezien dat de algemene ledenvergadering tijdig bijeengeroepen wordt;
Zorg dragen voor de notulen en verslaglegging van bestuursvergaderingen en de algemene ledenvergadering;
Het voeren van een deugdelijke administratie (een taak die wettelijk gezien op het gehele bestuur rust, maar vaak aan de secretaris wordt toebedeeld);
Het vertegenwoordigen van de vereniging naar buiten toe, samen met de overige bestuursleden;
Het besturen van de vereniging.

Onderling kan het bestuur bepalen welke specifieke bestuurstaken door de secretaris worden uitgevoerd, vaak zijn dit administratieve taken.

Algemene secretaristaken

In het algemeen heeft de secretaris vaak de volgende taken binnen een vereniging:

Beheren van de agenda en termijnen bewaken;
Inschrijving bij de Kamer van Koophandel beheren;
Overige bestuursleden op de hoogte houden van alle administratieve ontwikkelingen binnen de vereniging;
Samen met de voorzitter opmaken van het jaarverslag en de jaarrekeningen;
Beheren van de administratie en correspondentie van de vereniging;
Toezien op de naleving van wet- en regelgeving (waaronder de AVG);
Toezien op het voeren van een deugdelijke administratie;
Optreden als informatieverstrekker binnen de vereniging;
Signaleren van en voldoen aan gemeentelijke, provinciale en overheidsverplichtingen.
Het vaststellen van de agenda van de bestuursvergaderingen en de ALV (in samenwerking met de voorzitter);
Notuleren van deze vergaderingen;
Bij Sovicos valt de redactie commissie ook onder de secretaris.

Tijdens de algemene ledenvergadering

Als vereniging ben je wettelijk verplicht om minstens één keer per jaar een algemene ledenvergadering (ALV) te houden binnen zes maanden na afloop van het boekjaar. Het is de verantwoordelijkheid van de secretaris om ervoor te zorgen dat deze vergadering wordt gepland en gehouden. Ook is deze verantwoordelijk voor het schrijven van de notulen.

Volgens artikel 2:38 BW (Burgerlijk Wetboek) fungeert de secretaris van het bestuur ook als secretaris van de ALV, tenzij de statuten anders bepalen. Dit betekent dat de secretaris verantwoordelijk is voor het maken van de notulen tijdens de ALV. Hij of zij ondersteunt de voorzitter bij het nemen van alle noodzakelijke besluiten en zorgt ervoor dat deze besluiten correct en op tijd worden vastgelegd.

De rol van de penningmeester

Als lid van het bestuur heeft de penningmeester samen met de andere bestuurders de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat alles binnen de vereniging soepel verloopt. De penningmeester heeft daarbij specifiek de verantwoordelijkheid voor de financiën van de vereniging. Dit betekent dat alles wat met geld te maken heeft, zoals inkomsten, uitgaven en budgetten, langs de penningmeester gaat.

Een belangrijke taak van de penningmeester is ervoor te zorgen dat de vereniging financieel gezond blijft. Dit houdt in dat de penningmeester de inkomsten en uitgaven van de vereniging nauwkeurig moet bijhouden en ervoor moet zorgen dat er altijd voldoende geld beschikbaar is om alle activiteiten van de vereniging uit te voeren. Daarnaast moet de penningmeester ervoor zorgen dat alle doelstellingen van de vereniging financieel uitvoerbaar zijn en dat er voldoende budget is voor toekomstige plannen en projecten.

Om deze taken goed uit te voeren, moet de penningmeester zorgvuldig en accuraat zijn bij het bijhouden van de financiële administratie van de vereniging. De penningmeester moet in staat zijn om financiële rapporten op te stellen en te presenteren aan het bestuur en de leden tijdens de algemene ledenvergadering. Daarnaast moet de penningmeester ook goed kunnen communiceren met de andere bestuursleden, zodat er op een transparante manier beslissingen kunnen worden genomen over de financiën van de vereniging.

De penningmeester heeft diverse taken op het gebied van financiën en administratie. Hieronder staan de verschillende taken van de penningmeester.

Wettelijke penningmeestertaken

De penningmeester heeft wettelijk gezien diverse taken die hij/zij moet uitvoeren als onderdeel van het bestuur:

Mede opstellen van de begroting;
Zorg dragen voor de financiële stukken (jaarrekening, balans en begroting) die tijdens de algemene ledenvergadering worden gepresenteerd;
Voeren van een deugdelijke administratie van inkomsten en uitgaven (een taak die wettelijk gezien op het gehele bestuur rust, maar vaak aan de penningmeester wordt toebedeeld);
Vertegenwoordigen van de vereniging naar buiten toe, samen met de overige bestuursleden;
Toelichting kan geven op de financiële stukken tijdens de ALV.

Algemene penningmeestertaken

In het algemeen heeft de penningmeester de volgende taken binnen de vereniging:

Beheren van de geldmiddelen van de vereniging (kasbeheer en giraal geld);
Regelen van alle bankzaken;
Overige bestuursleden op de hoogte houden van de financiële stand van zaken van de vereniging;
Zorgdragen voor de financiële gezondheid van de vereniging door het opstellen van een financieel meerjarenplan;
Innen van contributie van de leden;
Beheren van de ledenadministratie van de vereniging (via de ledenadministratie);
Het bijhouden van een ledenlijst, waaruit de aard van elk lidmaatschap dient te blijken; het bijhouden van het verenigingsarchief. (via de ledenadministratie);
Aan- en afmelden van leden bij de Nevobo. (via de ledenadministratie);
Verantwoordelijk voor betaling van de inkomende facturen;
Verantwoordelijk voor de betaling van alle gemeentelijke lasten, leges en andere kosten;
Beheren van de financiën van de commissies binnen de vereniging;
Afsluiten van verzekeringen;
Samen met de voorzitter opmaken van de begroting en jaarrekening;
Toezien op het voeren van een deugdelijke administratie;
Verantwoordelijk voor het aanvragen van subsidies.
Onder de penningmeester vallen bij Sovicos ook de ledenadministratie en inhuurcoördinatie.

De rol van bestuurslid technische zaken

Sporten is voor velen een belangrijke vorm van ontspanning. Bij een sportvereniging is het dan ook van groot belang dat alle leden op hun eigen niveau kunnen deelnemen aan trainingen en wedstrijden. Hiervoor is vaak een technische commissie (TC) actief, die ervoor zorgt dat alle leden daadwerkelijk actief kunnen deelnemen op hun eigen niveau. Bij Sovicos is dit niet anders. De vereniging heeft zowel een technische commissie voor senioren (TC) als voor jeugd (JeugdTC).

Verantwoordelijkheden van bestuurslid technische zaken

Het bestuurslid technische zaken bij Sovicos is tevens de voorzitter van de technische- en de beach commissie en zit de vergaderingen van de commissie voor. Deze commissies zijn verantwoordelijk voor de organisatie van de seniorenteams en beachgroepen. Daarnaast vallen de materiaalcommissie, wedstrijdsecretaris en scheidsrechtercoördinatie onder bestuurslid Technische Zaken. Het bestuurslid technische commissie is tijdens de bestuursvergaderingen en de ALV aanwezig om de door de technische commissie gemaakte keuzes toe te lichten.

Belang van een goed beleidsplan

Om ervoor te zorgen dat het beleid relevant blijft in relatie tot de vereniging en tot de uitoefening van de sport in het algemeen, heeft de technische commissie elke 2 jaar de taak een nieuw beleidsplan, met inachtname van het verenigingsbeleid, te schrijven (het laatste TC beleidsplan vind je hier). Dit is van groot belang om ervoor te zorgen dat de vereniging op de lange termijn gezond blijft en alle leden op geschikt niveau kunnen blijven sporten.

Wat doet de TC nog meer? Dat lees je op deze pagina.

De rol van bestuurslid jeugdzaken

Bestuurslid jeugdzaken zit in het bestuur als afgevaardigde van de Jeugd TC en heeft als taak om de belangen van de jeugd binnen de vereniging te behartigen. Daarnaast ontwikkelt het bestuurslid jeugdzaken, samen met de Jeugd TC, het technisch beleid voor de jeugdteams van Sovicos en voert deze uit. Hierbij gaat het om het bevorderen van de kwaliteit van het spel en het verbeteren van de prestaties van de jeugdteams, maar ook om het creëren van een veilige en plezierige omgeving waarin de jeugdleden zich kunnen ontwikkelen op sportief en persoonlijk vlak.

Ook werkt het bestuurslid jeugdzaken samen met de Jeugd TC, de TC, de jeugdtrainers en coaches om ervoor te zorgen dat de trainingen en wedstrijden aansluiten bij de ontwikkelingsfase en het niveau van de jeugdspelers. Daarnaast zorgt het bestuurslid ervoor dat er voldoende begeleiding en ondersteuning is voor de jeugdteams, bijvoorbeeld door het werven en eventueel (laten) opleiden van jeugdtrainers en -coaches.

Bestuurslid jeugdzaken heeft, net als alle andere bestuursleden, een belangrijke rol bij het creëren van een positieve en veilige sfeer binnen de jeugdteams en de vereniging als geheel. Hierbij gaat het om het bewaken van de gedragsregels en het nemen van maatregelen bij ongewenst gedrag, zoals pesten of discriminatie.

Tot slot is het bestuurslid het aanspreekpunt voor ouders en jeugdleden bij vragen of problemen rondom de technische zaken van de jeugdteams. Daarnaast onderhoudt het bestuurslid jeugdzaken het contact met de ouders en probeert deze zo goed mogelijk te betrekken bij activiteiten voor de jeugd.

De rol van bestuurslid verenigingszaken

Feestjes, evenementen en gezelligheid: dat is waar de activiteitencommissie van een sportvereniging voor zorgt. Maar wie zorgt er eigenlijk voor de aansturing van deze commissie en het bedenken van nieuwe, briljante ideeën? Dat is bestuurslid Verenigingszaken!

Het bestuurslid verenigingszaken is verantwoordelijk voor het aansturen van de activiteitencommissie en het scholentoernooi. Het bestuurslid zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt en dat iedereen weet wat er van hen verwacht wordt.

Naast het aansturen van de activiteitencommissie en het scholentoernooi, is het bestuurslid verenigingszaken ook verantwoordelijk voor het onderhouden van contacten met de verhuurder van de Steenwijklaan. Hier wordt elke woensdag getraind en elke vrijdag wedstrijden gespeeld, dit betekent dat we gebruik maken van de hal en de bar en het is dus belangrijk dat alles op rolletjes loopt. Het bestuurslid houdt de barvoorraden in de gaten in samenwerking met de barcoördinator en zorgt ervoor dat de ruimtes netjes en opgeruimd achter worden gelaten.

Verder ben je als bestuurslid verenigingszaken ook de schakel tussen de vereniging en de vrijwilligers. Dit bestuurslid onderhoudt contacten met de vrijwilligers en zorgt ervoor dat er altijd voldoende mensen zijn om alle activiteiten, woensdag- en vrijdagavonden tot een succes te maken.

Tot slot onderhoud je als bestuurslid verenigingszaken ook contacten met de gemeente. Dit houdt bv. het regelen van vergunningen voor evenementen en scholentoernooien in. Zo wordt ervoor gezorgd dat alles volgens de regels verloopt en dat de vereniging altijd een goede indruk maakt op de gemeente en andere externe partijen.

Naast alle bovenstaande bestuursleden hebben we ook nog verschillende commissies bij Sovicos, zoals de commissie van beroep, sponsorcommissie en de kascontrolecommissie. Wat die commissies precies inhouden lees je in onze statuten.

Wat zijn de taken van het Sovicos bestuur?