Vacature secretaris Sovicos

Vacature

We hebben weer een nieuwe vacature! Helaas kan Maura haar taken als secretaris volgend seizoen niet voort zetten en zijn we dus op zoek naar een secretaris. Wat die taak precies inhoudt lees je hieronder.

Heel kort: de secretaris beheert de administratie van de vereniging. Dat zullen we even toelichten 😉

De voornaamste taken die hieronder vallen zijn:

  • Het organiseren van de bestuursvergaderingen (denk aan: datum prikken, locatie reserveren)
  • Het opstellen van de agenda en het notuleren voor de vergaderingen 
  • Het bijhouden van de mailing, en het archiveren van deze digitale stukken.

Daarnaast heeft de secretaris ook de taak om de communicatie vanuit het bestuur naar de leden te monitoren. In wezen is de secretaris de contactpersoon tussen het bestuur en de redactie van Sovicos. De secretaris houdt de redactie op de hoogte van de plannen die in het bestuur gemaakt worden, en andersom geeft de secretaris het bestuur feedback van de redactie op zaken als berichtgeving. 

Tijdsbesteding:

Het vervullen van de taken van de secretaris kosten op zichzelf niet veel tijd. Een datumprikker is zo gemaakt, een agenda zo opgesteld en de mail eens in de zoveel dagen zo gecheckt. Secretaris ben je echter de hele tijd. Een secretaris denkt vaak na over de verbeterpunten voor Sovicos, maar blijft ook graag net wat langer om nog een wedstrijd van een ander team te kunnen zien. Om toch een indicatie te geven van hoeveel tijd een secretaris ongeveer per week kwijt is (n.b. deze week behelst een bestuursvergadering die ongeveer eens in de vier weken plaats vindt): 

~ 1 uur per week aan het checken van de mail

~ 2 uur voor het opstellen van de agenda 

~ 3 uur voor het notuleren tijdens de vergadering

~ 3 uur voor het uitwerken van de notulen 

——————————————————————–totaal: 9 uur

Persoonsbeschrijving:

Een secretaris is organisatorisch sterk: een goed overzicht en een efficiënte werkhouding zorgen voor een beduidend kortere werktijd. Daarnaast is een secretaris helder in communicatie. Enerzijds kan een secretaris zich op enigszins formele wijze uitdrukken in woord en schrift, maar anderzijds heeft de secretaris ook gevoel voor platformen als de Sovicos-website, instagram of de nieuwsbrief. Wat de secretaris van Sovicos uiteindelijk het meest bijstaat, is hart voor de club en een positieve kijk op de voortzetting daarvan. 

Lijkt jou bovenstaande taak wel wat? Stuur dan een e-mail!