Statuten en Huishoudelijk reglement

Statuten

Reglement benoeming Ereleden, Erevoorzitters en Leden van verdienste

Dit reglement is integraal onderdeel van het Huishoudelijk Reglement van Sovicos (artikel 83)

Huishoudelijk reglement

30 september 2021

Bescherming van persoonsgegevens

Art. 1

1. Met ingang van 25 mei 2018 geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Voor de vereniging is daardoor het uitgangspunt dat zorgvuldig wordt omgegaan met de persoonsgegevens van de leden, en dat de leden zo nodig worden gevraagd om in te stemmen met het registreren en/of verwerken van die gegevens. Door of op initiatief van het bestuur worden de benodigde acties ondernomen om te voldoen aan de AVG, zoals het opstellen van een privacyverklaring.
2. Door lid te zijn/worden van de vereniging, wordt tevens toestemming gegeven om de benodigde persoonsgegevens te verwerken en/of ter beschikking te stellen aan derden indien dit noodzakelijk is voor het functioneren van de vereniging, met name wat betreft trainingen en wedstrijden. De toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken.
3. Alle leden die namens de vereniging kennis kunnen nemen van persoonsgegevens, dienen geheimhouding in acht te nemen. Door de diverse kaderleden zoals bestuurs- en commissieleden dient een aparte geheimhoudingsverklaring te worden ondertekend. Bij overtreding van de geheimhoudingsplicht kan het bestuur besluiten tot schorsing of royement als lid van de vereniging. Bij overtreding van de geheimhoudingsplicht door een lid van het bestuur, kan de ALV besluiten tot schorsing of royement.

Correspondentie en verspreiding van stukken

Art. 2

De verspreiding van informatie, ALV-stukken, het indienen van formulieren en dergelijke vindt zo mogelijk digitaal plaats.

Lidmaatschap

Art. 3

Zij, die lid van de vereniging wensen te worden, leveren daartoe een volledig ingevuld en ondertekend aanmeldingsformulier in bij de secretaris. Voor jeugdleden geldt dat het aanmeldingsformulier ingevuld en ondertekend moet zijn door een ouder of voogd. Deelnemers aan een (mede) door de vereniging opgezet project worden door de secretaris slechts geregistreerd en betalen een aangepaste bijdrage.

Art. 4

Het bestuur beslist binnen 1 maand over toelating als lid van de vereniging.

Art. 5

1. Scheidsrechters van de vereniging met een door de Nevobo verstrekt geldig diploma, dienen zich ook formeel als lid van de vereniging aan te melden. Als zij geen andere bindingen met de vereniging hebben, zijn zij buitengewoon lid.
2. Trainers en coaches, aangesteld door de vereniging, dienen zich ook formeel als lid van de vereniging aan te melden. Als zij geen andere bindingen met de vereniging hebben, zijn zij buitengewoon lid.
3. De vereniging betaalt de bondscontributie voor verenigingsleden.

Art. 6

Wordt de aanmelding gehonoreerd, dan ontvangt het lid zo spoedig mogelijk gratis een exemplaar van Statuten, Huishoudelijk Reglement en de Gedragsregels.

Contributie

Art. 7

1. De bondscontributie dient te worden voldaan voor 1 november van het lopende verenigingsjaar.
2. De verenigingscontributie moet in maximaal één, twee of vier termijnen worden voldaan. Ingeval van betaling in twee termijnen dient de 1e termijn te worden voldaan voor 1 november van het lopende verenigingsjaar. De 2e termijn dient te worden voldaan voor 1 februari van het lopende verenigingsjaar. Ingeval van betaling in vier termijnen, gelden als uiterste data voor het voldoen van de respectievelijke termijnen 1 september, 1 november, 1 januari en 1 maart van het lopende verenigingsjaar.
3. Indien een lid de volledige jaarcontributie in 1 termijn wenst te betalen, dient dit te gebeuren voor 1 november van het lopende verenigingsjaar. De betaling van de contributie vindt bij voorkeur plaats via automatische incasso.
4. Indien een lid geen gebruik maakt van automatische incasso dient hij/zij zelf tijdig voor overschrijven van de contributie te zorgen conform het tweede of derde lid.
5. Bij betaling via automatische incasso, of betaling van de volledige jaarcontributie voor 1 november van het lopende verenigingsjaar, geldt een door de ALV vast te stellen korting op de contributie.

Art. 8

Indien een lid een andere betalingsregeling wenst dan aangegeven in art. 7 van dit reglement, kan hij/zij hiertoe een verzoek indienen bij het bestuur.

Art. 9

Indien een lid door ziekte of iets dergelijks voor een kortere of langere periode niet aan trainingen en/of wedstrijden kan deelnemen, kan op verzoek van het lid door het bestuur vermindering van contributiebetaling in overweging worden genomen.

Art. 10

Over de vakantieperiodes alsmede over uitgevallen trainingen (als gevolg van gebruik door verhuurder e.d.) dient de contributie te worden doorbetaald.

Verplichtingen leden bij trainingen

Art. 11

Bij het niet kunnen bezoeken van trainingen dient men de trainer tenminste 24 uur van tevoren op de hoogte te stellen (zie ook art. 20), uitgezonderd situaties van overmacht.

Art. 12

Tijdens de trainingen dienen de leden zich te richten naar de aanwijzingen van de trainer (zie ook art. 22).

Verplichtingen leden bij wedstrijden

Art. 13

Leden die verhinderd zijn een wedstrijd te spelen, zijn verplicht de aanvoerder c.q. coach daarvan tenminste 24 uur van tevoren in kennis te stellen (zie ook art. 21).
Wanneer een lid tijdens een wedstrijd vertrekt, uitgezonderd situaties van overmacht, wordt het lid beschouwd als niet aanwezig te zijn geweest.

Art. 14

Leden die aan wedstrijden deelnemen, dienen zich te richten naar de aanwijzingen van de aanvoerder c.q. coach (zie ook art. 22).

Art. 15

De aanvoerder is verantwoordelijk voor de juiste invulling van het digitale wedstrijdformulier. Voor het invullen van de scheidsrechtersbeoordelingen (van toepassing in de promotieklasse en hoger) is een door het betreffende team aan te wijzen beoordelaar verantwoordelijk.

Art. 16

Bij wedstrijden in competitieverband dienen de leden in het verenigingstenue te zijn gekleed (zie ook art. 23).

Art. 17

Het vervullen van tel-, fluit-, zaal- en lijnrechterbeurten geldt als verplichting voor het aangewezen lid (zie ook art. 24). Ook het verrichten van bardiensten valt onder deze verplichting. Bij verhindering dient het aangewezen lid zelf voor een vervanger te zorgen. Wanneer deze niet aanwezig is, kan aan de eerst aangewezene een boete worden opgelegd.

Art. 17a

Binnen elk seniorenteam is elke individuele speler verplicht de door de Nevobo aangeboden zogenaamde Instaptoets tot scheidsrechter succesvol te hebben afgerond. Daarvoor geldt een termijn van maximaal 3 maanden na het begin van het lidmaatschap of de overstap van jeugdleden naar een seniorenteam. Elk seniorenteam is verplicht gekwalificeerde scheidsrechters te leveren voor het leiden van de overige Sovicosteams met uitzondering van de wedstrijden waarbij scheidsrechters door de Nevobo worden aangewezen. Indien een team speelt op het niveau waarvoor door de Nevobo scheidsrechters worden aangeleverd, geldt voor het team de verplichting zorg te dragen voor het beschikbaar zijn van gekwalificeerde scheidsrechters volgens de eisen gesteld door de Nevobo (zie ook art. 24a).

Art. 17b

Indien er binnen een seniorenteam niet voor 16 september aan de gestelde leveringsplicht (zie art. 17a) is voldaan in de vorm van een schriftelijk op te geven lijst van beschikbare scheidsrechters is het bestuur gerechtigd het betreffende seniorenteam met onmiddellijke ingang uit te schrijven voor deelname aan de competitie.

Art. 17c

Indien het bestuur niet tot een dergelijke maatregel besluit bij aanvang van het seizoen, sluit dit een beslissing tot terugtrekking van het seniorenteam op enig ander moment gedurende de lopende competitie niet uit zolang de norm binnen het seniorenteam niet wordt gehaald.

Art. 17d

Indien een team door het bestuur wordt teruggetrokken in de tweede competitiehelft op grond van art. 17b, kan een individueel lid geen automatische aanspraak maken op meespelen in een ander team, zulks ter beoordeling van het bestuur. Tevens is in voorkomende gevallen elk individueel teamlid verplicht tot het betalen van de volledige jaarcontributie. In individuele gevallen kan het bestuur afwijken van deze verplichting.

Art. 18

Ieder lid wordt geacht de inhoud van de Statuten, het Huishoudelijk Reglement en de Gedragscode te kennen en zich eraan te houden. Tevens wordt ieder lid geacht kennis te hebben genomen van bestuursbesluiten en officiële mededelingen die op de gebruikelijke wijze bekend worden gemaakt.

Boete- en strafbepalingen

Art. 19 (zie ook art. 7 en 34)

Bij het niet nakomen van de verplichtingen genoemd in art. 7 wordt door de penningmeester een herinnering verstuurd. Indien niet binnen 2 weken na ontvangst van deze herinnering aan de verplichtingen is voldaan kan een boete worden opgelegd van € A. Wanneer een lid de nog verschuldigde contributie (incl. boete) niet binnen drie maanden na datum waarop de betaling had moeten plaatsvinden heeft voldaan, wordt het lid, met inachtneming van het bepaalde in art. 28, geschorst.

Art. 20

Wanneer een lid door niet of te laat afmelden 2 opeenvolgende trainingen verzuimt, kan verder deelnemen aan het team, waarvoor dit lid uitkomt, in de eerstvolgende vergadering van de Technische Commissie besproken. Van het resultaat van dit overleg wordt het lid binnen 7 dagen na genoemde vergadering schriftelijk op de hoogte gesteld.

Art. 21 (zie ook art. 13 en 34)

Wanneer een lid zich niet houdt aan het gestelde in art. 13 kan een boete opgelegd worden van

€ B. Tevens kan verder deelnemen aan het team, waarvoor dit lid uitkomt, in de eerstvolgende vergadering van de Technische Commissie worden besproken. Van het resultaat van dit overleg wordt het lid binnen 7 dagen na genoemde vergadering schriftelijk op de hoogte gesteld.

Art. 22 (zie ook art. 12 en 14)

Wanneer een lid zich niet houdt aan het gestelde in art. 12 en/of 14 kan verder deelnemen aan het team waarvoor dit lid uitkomt in de eerstvolgende vergadering van de Technische Commissie worden besproken. Van het resultaat van dit overleg wordt het lid binnen 7 dagen na genoemde vergadering schriftelijk op de hoogte gesteld.

Art. 23 (zie ook art. 16 en 34)

Wanneer een lid zich niet houdt aan het gestelde in art. 16 kan een boete worden opgelegd van € C.

Art. 24 (zie ook art. 17 en 34)
Wanneer een lid zich niet houdt aan het gestelde in art. 17 kan een boete worden opgelegd van € D.

Art. 24a (zie ook art. 17a en 34)

Wanneer een lid zich niet houdt aan het gestelde in art. 17a kan een boete worden opgelegd van € E.

Art. 25 (zie ook art. 71 en 34)

Wanneer een lid zich niet houdt aan het gestelde in art. 71 kan een boete worden opgelegd van € F.

Art. 26

Indien een lid verplichtingen niet of onvoldoende nakomt en de vereniging hierdoor boetes worden opgelegd of kosten heeft, kan het bestuur deze boetes op het betrokken lid verhalen.

Art. 27

Boetes opgelegd aan de vereniging door de Nevobo kunnen voor zover deze niet te verhalen zijn op een individueel lid worden doorberekend aan het team dat de boete veroorzaakt heeft.

Art. 28

De door het bestuur van de vereniging aan een lid opgelegde boete dient binnen 1 maand na datum van oplegging te zijn ontvangen door de penningmeester.

Art. 29

Wanneer een lid de hem opgelegde boete(s) niet binnen 1 maand heeft betaald, wordt de boete met 25 % verhoogd. Wanneer na 3 maanden, na datum van oplegging, de boete (incl. verhoging) nog niet door de penningmeester is ontvangen, wordt het lid, met inachtneming van het bepaalde in art. 35 geschorst.

Art. 30

Indien een lid zich laatdunkend uitlaat over de vereniging, haar eventuele sponsor(s), adverteerders of haar leden persoonlijk dan wel andere verenigingen of betrokkenen, kan dit lid door het bestuur worden berispt c.q. geroyeerd. Bij royering stelt het bestuur de betrokkene zo spoedig mogelijk per aangetekend schrijven op de hoogte van het besluit onder opgaaf van redenen. Binnen één maand na ontvangst van de kennisgeving kan de betrokkene in beroep gaan bij een Algemene ledenvergadering. Deze bepaling is ook van toepassing indien een lid ander ongewenst gedrag vertoont, zoals machtsmisbruik, verbale agressie, fysiek geweld, excessief pesten of ongewenste intimiteiten.

Art. 31

Voor de diverse “kaderfuncties” zoals bestuursleden, leden van commissies, trainers en coaches, wordt een Verklaring Omtrent Gedrag aangevraagd. Indien deze niet wordt verleend, wordt de betrokkene door het bestuur ontzet uit de functie waarvoor de Verklaring Omtrent Gedrag is aangevraagd. Het bestuur stelt de betrokkene zo spoedig mogelijk op de hoogte van dit besluit onder opgaaf van redenen. Binnen 2 weken na ontvangst van de kennisgeving kan de betrokkene in beroep gaan bij de Commissie van Beroep.

Voor alle leden die een rol als sportbegeleider vervullen gelden de gedragsregels zoals verwoord in artikel 3 van het Tuchtreglement Seksuele Intimidatie van het Instituut Sportrechtspraak.

Art. 32

Wanneer 1 maand na beëindiging van het lidmaatschap, zowel door opzegging van het lid als bij opzegging door de vereniging, nog contributie en/of boete verschuldigd zijn, dan wordt het ex-lid bij de Nevobo gemeld als wanbetaler. Wordt alsnog betaald, dan wordt deze melding ongedaan gemaakt.

Art. 33

Indien iemand zijn/haar financiële verplichtingen als lid niet is nagekomen, kan een incassobureau worden ingeschakeld en kunnen de kosten van de vordering incl. de incassokosten op de betreffende persoon worden verhaald.

Art. 34 (zie ook art. 19, 21, 23, 24, 24a en 25)

De hoogte van de boetes is als volgt:

Art. 34a

Boetebedragen vallend onder code D kunnen, na en behoudens betaling door het beboette lid, voor 50% worden teruggeboekt naar degene die de aanwijsbeurt heeft overgenomen, zulks conform de duidelijk leesbaar getekende wedstrijdformulieren, zulks ter eenmalige afrekening aan het einde van een seizoen.

Art. 35

Tegen opgelegde boetes kan door het lid binnen 2 weken na de ter kennis stelling, schriftelijk in beroep worden gegaan bij de Commissie van Beroep.

Art. 36

Indien een lid in beroep is gegaan tegen de hem opgelegde boete, zal hangende het onderzoek de boete toch binnen de gestelde termijn(en) dienen te worden betaald. Voor de in art. 29 vermelde verhoging geldt een opschortende werking. Wordt het beroep toegewezen, dan zullen de genoemde gelden worden gerestitueerd.

Bestuur

Art. 37

1. Het aantal bestuurders wordt vastgesteld door de ALV.
2. Ontstaat er een vacature binnen het bestuur, dan wordt hierin zo spoedig mogelijk voorzien. Tussentijds benoemde functionarissen hebben zitting in het bestuur voor de tijd, waarvoor hun voorgangers waren benoemd, respectievelijk gekozen.
3. Het bestuur kiest uit haar midden een vice-voorzitter.
4. Bestuursleden worden benoemd voor een periode van 2 jaar. Daarna treden zij af, maar zij kunnen zich herkiesbaar stellen.

Art. 38

Het algemeen bestuur vergadert tenminste 1 maal per 6 weken. Alle bestuursleden dienen voor de bestuursvergaderingen te worden uitgenodigd.
Een bestuursvergadering is niet tot besluiten bevoegd indien niet tenminste de meerderheid van de bestuursleden aanwezig is en blijft. Bestuursbeslissingen worden genomen met een meerderheid van de stemmen. Het bestuur is gerechtigd binnen het kader van dit reglement alle besluiten te nemen en regelingen te treffen die het noodzakelijk acht in het belang van de vereniging.
Het bestuur is bevoegd in alle onvoorziene en spoedeisende gevallen op te treden en legt van zijn handelingen in de eerstvolgende ALV verantwoording af.

Art. 39

De voorzitter, secretaris en penningmeester vormen het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur vergadert, tezamen met de vice-voorzitter, zo vaak als nodig is om haar taak naar behoren te verrichten.

Art. 40

De onderlinge vervanging van bestuursleden bij ziekte of afwezigheid wordt bij bestuursbesluit geregeld.

Art. 41
Buiten hetgeen is gesteld in de Statuten heeft het bestuur ook tot taak zijn leden tijdig te informeren omtrent alle zaken die hen betreffen. Het bestuur geeft leiding aan en houdt toezicht op het verenigingsleven, en behartigt binnen zijn bevoegdheid alle verenigingsbelangen.

Art. 42

Leden van het bestuur kunnen nimmer zitting hebben in de Kascontrole commissie, de Commissie van Beroep dan wel de Continuïteitscommissie.

Art. 43

De voorzitter geeft leiding aan en houdt toezicht op het verenigingsleven. Hij tracht een optimale sfeer binnen de vereniging te bewerkstelligen, draagt zorg voor het naleven van de Statuten, het Huishoudelijk Reglement, de Gedragsregels en alle verdere regelingen en bepalingen.
Hij is bij elke officiële vertegenwoordiging de woordvoerder van de vereniging, tenzij hij deze taak aan een ander bestuurslid heeft overgedragen. Hij kan het recht doen gelden, dat alle voor het bestuur bestemde stukken te zijner beschikking worden gesteld en dat alle uitgaande stukken mede door hem worden ondertekend.
Hij leidt de vergaderingen en stelt de agenda vast, in samenwerking met de secretaris. Hij heeft het recht van sluiting van de discussie, doch is verplicht deze te hervatten zodra de meerderheid van de aanwezige leden het verlangen daartoe kenbaar maakt.
De voorzitter is tevens bevoegd, indien hij dit in het belang van de vereniging nodig acht, de boekhouding van bestuur en/of commissies te controleren. Op de eerstvolgende vergadering van het bestuur brengt hij daarover rapport uit.

Art. 44

De vice-voorzitter neemt bij afwezigheid van de voorzitter alle taken en bevoegdheden als gesteld in art. 40 over.

Art. 45

De secretaris voert de administratie van de vereniging, voor zover deze niet aan anderen is opgedragen. Hij is onder meer belast met:

• het vaststellen van de agenda van de bestuursvergaderingen en de ALV (in samenwerking met de voorzitter);
• notuleren van deze vergaderingen;
• het voordragen van kandidaat-leden;
• het mededelen aan het kandidaat-lid van de beslissing omtrent toelating;
• het voeren van de nodige correspondentie. Alle uitgaande stukken worden namens de vereniging door hem ondertekend. Hij is verplicht van deze stukken een afschrift te houden;
• het bijhouden van een ledenlijst, waaruit de aard van elk lidmaatschap dient te blijken; het bijhouden van het verenigingsarchief;
• het verzorgen van de ledenadministratie: opslaan van gegevens van nieuwe leden;
• bijhouden van een actuele ledenlijst;
• zorgdragen voor actuele mailgroepen;
• aan- en afmelden van leden bij de Nevobo;
• zorgdragen voor het tijdig aanvragen van spelerspassen en verspreiding daarvan.

De secretaris draagt bij een digitale Algemene Ledenvergadering zorg voor publicatie via email van :

de aankondiging van de vergadering;

alle vergaderstukken, de aan de vergadering deelnemende leden conform de officiële vermelding van de categorie tot welke het lid behoort;

de reacties van de leden; de uitslag van de stemming(en de besluiten door middel van een verantwoordingsverslag.

De secretaris kan zich met betrekking tot het voeren van de ledenadministratie laten ondersteunen door een 2e secretaris of ledenadministrateur.

Art. 46

De penningmeester is belast met het algemeen financieel beleid van de vereniging. De penningmeester is eindverantwoordelijk voor het innen en beheer van de gelden van de vereniging. De penningmeester kan zich laten ondersteunen door een 2e penningmeester. Deze laatste controleert de voorgenomen betalingen van de penningmeester. Indien de functie van 2^e penningmeester niet is vervuld, legt de penningmeester elk kwartaal verantwoording af aan het bestuur.

Samen dragen zij zorg voor de financiële administratie, zodanig dat de baten en schulden van de vereniging te allen tijde en direct kunnen worden ingezien. Zij zijn bevoegd alleen uitgaven te doen, welke zijn gebaseerd op de uitvoering van het reglement. Voor het beschikken over bank- en girosaldi tot een bedrag van € 5000,– is de “handtekening” van één van hen voldoende. Voor grotere bedragen is de handtekening c.q. de toestemming van de penningmeester en nog een lid van het dagelijks bestuur noodzakelijk.

Betalingen uit de verenigingskas worden door hen niet gedaan dan tegen een behoorlijke kwitantie. Gelden, welke niet nodig zijn voor het bestrijden van lopende uitgaven, worden door de penningmeester(s) belegd overeenkomstig een door het bestuur te stellen regeling.

Op verzoek van het bestuur brengt de penningmeester verslag uit van de financiële toestand van de vereniging. Op de ALV brengt hij een overzicht uit over het afgelopen jaar, samengesteld aan de hand van het financiële overzicht van de diverse commissies. Tevens dient hij in samenwerking met het bestuur een begroting in betreffende de verwachte inkomsten en uitgaven van het nieuwe verenigingsjaar.

Het bestuur/de penningmeester wordt voor zijn beheer gedechargeerd bij besluit van de ALV. De penningmeester is gehouden aan de Kascontrole commissie inzage te geven in de kas en in alle boeken en bescheiden en ook overigens alle inlichtingen te verstrekken, welke de commissie van hem ter zake van zijn beheer mocht verlangen. Gelijke verplichtingen bestaan voor hem jegens het bestuur, dat hem te allen tijde ter verantwoording kan roepen.

Commissies

Art. 47

De commissies zijn het bestuur behulpzaam bij het uitvoeren van zijn taak. De commissieleden worden jaarlijks benoemd. Het bestuur is bevoegd om commissies niet in te stellen, zo nodig nieuwe commissies in te stellen dan wel (in overleg met de betreffende commissie) de taak of opdracht van bestaande commissies te wijzigen, met uitzondering van de Commissie van Beroep en Kascontrole Commissie.

Met uitzondering van de Commissie van Beroep en Kascontrole commissie vergadert elke commissie zo nodig 1 maal per 6 weken. Van zaken besproken tijdens deze vergaderingen wordt schriftelijk verslag gedaan. Via de secretaris ontvangt het bestuur van alle verslagen een afschrift. Indien nodig worden de leden op de hoogte gesteld van de resultaten van de commissievergaderingen.

Met uitzondering van de Commissie van Beroep en de Kascontrole commissie zijn de commissies verantwoording verschuldigd aan het bestuur. Met uitzondering van de Commissie van Beroep, de Kascontrole commissie en de Continuïteitscommissie is het bestuur in iedere commissie met 1 lid vertegenwoordigd en/of is iemand uit het bestuur verantwoordelijk voor de aansturing van en het toezicht op deze commissie.

Iedere commissie legt op de jaarlijkse ALV door middel van een schriftelijk verslag (eventueel als onderdeel van het algehele jaarverslag) verantwoording af over de verrichte activiteiten. Daar waar activiteiten van commissies gepaard gaan met ontvangsten en uitgaven vinden deze activiteiten plaats op basis van een door het bestuur goedgekeurde begroting.

De leden van de commissies worden op de ALV benoemd. Treedt tussentijds een lid van een commissie af dan voorziet het bestuur, in overleg met de betreffende commissie, zo mogelijk in de vacature.

De door het bestuur ingestelde commissies (met uitzondering van de Commissie van Beroep, de Kascontrole commissie en de Continuïteitscommissie) brengen uiterlijk in oktober de activiteiten onder de aandacht van de leden die voor het lopende verenigingsjaar gepland staan. Vooraf stemmen zij hun voorstellen af met het bestuur.

Verenigingszaken

Art. 48

Het bestuur stelt een Commissie Verenigingszaken (CVZ) in die tot taak heeft:

• het aansturen van de activiteitencommissie en het zorgen voor het leggen van de juiste contacten binnen het aandachtsgebied;
• het bedenken van nieuwe evenementen die ten behoeve komen van de vereniging en het samen met de activiteitencommissie organiseren ervan;
• het verzorgen van de contacten met de verhuurder van de Steenwijklaan voor de inhuur van ruimtes en het eventueel bijstellen van de barvoorraden;
• het onderhouden van de contacten met de vrijwilligers en het benaderen van kandidaten voor de vervulling van vacatures;
• het onderhouden van de contacten met de Gemeente betreffende evenementen (scholentoernooien e.d.)

Art. 49

Verantwoordelijk voor de gang van zaken binnen deze commissie is het bestuurslid Verenigingszaken.

Wedstrijdsecretariaat

Art. 50

Het bestuur stelt een wedstrijdsecretariaat in, dat verantwoordelijk is voor:

• de administratie rondom de wedstrijden en scheidrechters;
• het aanwijzen van scheidsrechters, tellers, lijnrechters en zaalleiding voor de thuiswedstrijden van de vereniging;
• het ordelijk verlopen van de thuisspeeldagen;
• het onderhouden van de contacten met en het begeleiden van de scheidsrechters.

Art. 51

Het wedstrijdsecretariaat bestaat uit de wedstrijdsecretaris en eventueel een scheidsrechterscoördinator.

Art. 52

Verantwoordelijk voor de gang van zaken bij het wedstrijdsecretariaat is het bestuurslid Technische Zaken.

Technische Commissie

Art. 53

Het bestuur stelt een Technische Commissie (TC) in die tot taak heeft:

• het samenstellen van de teams en het doorvoeren van wijzigingen in de teams in samenspraak met de trainers en coaches;
• het doen van voorstellen voor het aantrekken van trainers en coaches;
• het opstellen van richtlijnen voor aanvoerders;
• het bevorderen en nemen van maatregelen, die voor de verhoging van het spelpeil in de vereniging nuttig worden geacht;
• het verlenen van voorlichting op technisch gebied;
• het onderhouden van contacten tussen bestuur, trainers, coaches en aanvoerders.

Art. 54

Verantwoordelijk voor de “technische” gang van zaken is het bestuurslid Technische Zaken.

Art. 55

In overleg met de trainer(s) adviseert de TC aan het bestuur omtrent leden die zich schuldig hebben gemaakt aan het overtreden van voorschriften dan wel bepalingen binnen het werkveld van de TC.

Jeugdzaken

Art. 56

Het bestuur stelt een commissie Jeugdzaken in, die tot taak heeft:

• het behartigen van de belangen van de jeugd binnen de vereniging;
• het organiseren van tenminste 2 activiteiten t.b.v. de jeugd;
• het onderhouden van de contacten met de ouders;
• het zoveel mogelijk betrekken van de ouders bij de activiteiten voor de jeugd.

Art. 57

Verantwoordelijk voor de gang van zaken binnen deze commissie is het bestuurslid Jeugdzaken.

Barcommissie

Art. 58

Het bestuur stelt een Barcommissie (Bc) in, die tot taak heeft:

• het werven van barpersoneel;
• het maken van bezettingsschema’s;
• het onderhouden van de contacten met HKV/Ons Eibernest over de bar.

Art. 59

Verantwoordelijk voor de gang van zaken binnen deze commissie is het bestuurslid dat belast is met het toezicht op de barcommissie.

Activiteitencommissie

Art. 60

Het bestuur stelt een Activiteitencommissie (AC) in.

De Activiteitencommissie heeft tot taak:

• het organiseren van ten minste 3 activiteiten per jaar ten behoeve van de leden;
• het motiveren van de leden hieraan deel te nemen;
• het bieden van ondersteuning bij activiteiten welke door andere commissies worden opgezet.

Art. 61

Verantwoordelijk voor de gang van zaken binnen de Activiteitencommissie is het bestuurslid Verenigingszaken.

Public Relations/Sponsorcommissie

Art. 62

Het bestuur stelt een Public Relations/Sponsorcommissie (PR/SPC) in, die onder meer tot taak heeft:

• het verzorgen van de persmap, de sponsormap en de ledenmap;
• het stimuleren van de naamsbekendheid van de vereniging, onder meer door contacten met de pers;
• het werven van adverteerders en sponsors;
• het werven van leden;
• het entameren van baten opleverende acties;
• het verzorgen van de huisstijl.

Art. 63

Verantwoordelijk voor de gang van zaken binnen deze commissie is het bestuurslid dat namens het bestuur is belast met de PR/Sponsoring.
(Financiële) afspraken met sponsors, adverteerders e.d. worden vooraf in het bestuur besproken en pas uitgevoerd na instemming van zowel het bestuur als de betreffende sponsor, adverteerder e.d..

Commissie van Beroep

Art. 64

Op voordracht van het bestuur benoemt de ALV een Commissie van Beroep. De commissie bestaat uit 3 meerderjarige leden. De leden treden om de twee jaar af, met dien verstande dat nooit alle leden tegelijk aftreden en zijn terstond herkiesbaar.

Art. 65

De commissie is belast met beroepszaken aangaande berisping, beboeting en  schorsing. Binnen een periode van 14 dagen na aanmelding van een beroepszaak dient de commissie uitspraak te doen, die bindend is. De commissie brengt deze uitspraak ter kennis van zowel betrokkenen als het bestuur.

Kascontrolecommissie

Art. 66

Op voordracht van het bestuur benoemt de ALV een Kascontrole Commissie. De commissie bestaat uit ten minste 2 meerderjarige leden en een reservelid. De leden treden om de twee jaar af, met dien verstande dat nooit alle leden tegelijk aftreden.

Art. 67

De commissie is verplicht kort voor de ALV de boekhouding van de penningmeester te controleren al dan niet bijgestaan door een deskundige en bij akkoordbevinding af te tekenen. Bij tussentijds aftreden van de penningmeester is de commissie verplicht binnen 8 dagen na het aftreden de boekhouding na te zien, bij akkoordbevinding af te tekenen en hiervan bericht te geven aan de voorzitter.

Zij heeft te allen tijde recht van inzage in boeken en bescheiden. Voorafgaand aan de ALV dient zij een schriftelijk verslag in van haar bevindingen en adviseert deze vergadering de penningmeester al dan niet decharge te verlenen voor het in het afgelopen verenigingsjaar gevoerde financiële beleid.

Continuiteitscommissie

 Art. 68

Op voordracht van het bestuur benoemt de ALV een Continuïteitscommissie.

Deze commissie vervangt het bestuur in het geval er geen of te weinig bestuursleden zijn om bepaalde besluiten te nemen. Ook kan de continuïteitscommissie er voor kiezen een tijdelijk bestuur aan te wijzen.

De continuïteitscommissie bestaat uit minimaal twee leden, niet zijnde bestuursleden.

Vertrouwenspersonen

Art. 69

Het bestuur stelt minimaal 2 vertrouwenspersonen aan bij wie eventuele ongewenste gedragingen kunnen worden gemeld. Deze personen hebben een geheimhoudingsplicht en zullen alle informatie die hen wordt gegeven met vertrouwen behandelen en niet met andere personen binnen en/of buiten de vereniging bespreken zonder toestemming van direct betrokkene(n).

Algemene ledenvergadering

Art. 70

De agenda van de ALV moet ten minste bevatten:

1. het verslag van de vorige vergadering;
2. het jaarverslag van de secretaris;
3. de jaarverslagen van de commissies;
4. het jaarverslag van de penningmeester;
5. de verslagen van de kascontrolecommissie en eventueel de Commissie van Beroep;
6. verkiezingen en benoemingen;
   1. – benoeming bestuursleden;
   1. – verkiezing bestuursleden;
   1. – benoeming commissies.
7. rondvraag.

Een Algemene Ledenvergadering kan tevens worden belegd als het bestuur dit wenselijk acht.

Art. 71

De oproep voor een ALV geschiedt door de secretaris. Voorstellen en interpellaties moeten uiterlijk 7 dagen van tevoren schriftelijk bij de secretaris worden ingediend. Voorstellen, na die tijd gedaan, behoeven niet in behandeling te worden genomen, tegenvoorstellen uitgezonderd.

Art. 72 (zie ook art. 25)

Alle op de ALV aanwezige stemgerechtigde leden moeten een presentielijst tekenen dan wel via een electronische melding aangeven, dat zij digitaal aanwezig zijn. Verhinderingen dienen ten minste 24 uur voor aanvang van de vergadering te worden gemeld bij de secretaris.

De Algemene Ledenvergadering kan niet uitsluitend digitaal plaatsvinden.

Art. 73

1. Indien de voorzitter of de meerderheid van de aanwezige leden dit wenselijk acht, wordt over zaken ook schriftelijk gestemd.
2. Bij schriftelijke stemming benoemt de voorzitter een stembureau, dat zich heeft te overtuigen dat het aantal stembiljetten gelijk is aan dat van de aanwezige leden, dat de biljetten opent en de uitslag van de stemming bekend maakt.

Aansprakelijkheid

Art. 74

De door een lid aan eigendommen van de vereniging dan wel aan die van derden, anders dan als gevolg van de normale uitoefening van de volleybalsport, toegebrachte schade, komt geheel voor rekening van het lid (zie tevens het bepaalde in art. 28, 29, 32 en 33).

Slotbepalingen

Art. 75

Aan leden, die anders dan bij wijze van het uitoefenen van hun beroep voor de vereniging werkzaamheden verrichten kan een zogenaamde vrijwilligersvergoeding worden verstrekt.

Art. 76

Trainers hebben recht op een onkostenvergoeding, voor zover aan hen geen zogenaamde vrijwilligersvergoeding wordt verstrekt.

Art. 77

Bij afwezigheid van de trainer, ongeacht reden of oorzaak, wordt geen vergoeding uitbetaald.

Art. 78

Aan leden van het bestuur, commissieleden of andere kaderleden (niet zijnde trainers en/of coaches waarvoor mogelijk een vrijwilligersvergoeding geldt) kan een jaarlijkse vergoeding worden gegeven voor verrichte werkzaamheden, mits door het bestuur goedgekeurd.

Art. 79

De hoogte van het in dit Huishoudelijk Reglement genoemde entreegeld en de eventuele gewijzigde of nieuw voorgestelde boetebedragen worden binnen een maand na de ALV waarin een en ander is besloten gemeld aan de leden.

Art. 80

Indien het door de meerderheid van het Bestuur nodig wordt geacht, is vrijstelling van ieder artikel van dit Huishoudelijk Reglement mogelijk, mits daarvan binnen 1 maand melding wordt gemaakt en het geen algemene maatregel betreft.

Art. 81

In voorkomende gevallen dienen leden zich te houden aan de verplichtingen zoals overeengekomen in een door de ALV goedgekeurde sponsorovereenkomst.

Art. 82

Wijziging van het Huishoudelijk Reglement vindt plaats met volstrekte meerderheid van uitgebrachte stemmen op een ALV en treedt in werking de dag na aanvaarding door de ALV.

Art. 83

Het reglement Benoeming Ereleden, Erevoorzitter en Leden van Verdienste maakt integraal onderdeel uit van het Huishoudelijk Reglement.

Art. 84

Dit Reglement is gewijzigd op:

• 15 september 1993
• 27 juni 1996
• 25 augustus 2000
• 28 augustus 2003
• 1 september 2006
• 31 maart 2015
• 27 september 2018
• 26 september 2019
• 30 september 2021