Aanwezig:
Rob Strang
John Burger
Vincent Lugtenburg
Gaby van de Wal
Matthijs Schoenmaker
Anne José van Doorn
Yvonne Nieuwmans
Firoz Sahangoekhan
Lotte Versluis
Vincent Sikkes
Léonie Burger
Natasja Kosten
Leandra Dubbink
René Frank
Renata Erkelens
Iwan Banens
Mark Kroon
Susan Nieuwenhuis
Afwezig:
Figen Syuleyman (wel aangemeld)
Robika Ismail (wel aangemeld)
John Jeya Pratama (wel aangemeld)
Iris Nabuurs (wel aangemeld)
Pit Haupert (wel aangemeld)
Lisanne Pool (machtigt Matthijs Schoenmaker om voor haar te stemmen)
André Vlaardingerbroek (machtigt Rob Strang om voor hem te stemmen)
1. Opening
Rob opent de vergadering als voorzitter om 19:30 uur met een korte terugblik op het afgelopen jaar. We hebben een enerverend jaar achter de rug waarin we ons constant moesten aanpassen aan de situatie. Het einde lijkt in zicht en de verwachting is dat we het seizoen kunnen gaan afmaken zoals ‘normaal’.
Daarnaast is er een tweede poging gedaan om op zaterdag zaalruimte te krijgen in de Steenwijklaan om meer ruimte te creëren voor wedstrijden. De beschikbare ruimte is vooralsnog niet voldoende.
Vraag uit het publiek: is deze ruimte alleen voor de jeugd aangevraagd?
Antwoord: Nee, de ruimte kan voor wedstrijden van ieder team gebruikt worden.
2. Vaststellen agenda
Rob brengt het extra agendapunt ‘Benoeming en uitreiking’ toe aan de agenda. Dit wordt toegevoegd als agendapunt 16.2. Daarmee is de agenda vastgesteld.
3. Mededelingen/binnengekomen stukken
Twee afmeldingen: Lisanne Pool. Zij machtigt Matthijs Schoenmaker om voor haar te stemmen. André Vlaardingerbroek. Hij machtigt Rob Strang om voor hem te stemmen.
Het verslag van de Kascontrolecommissie is als papieren versie aan de aanwezigen uitgedeeld waar deze niet eerder via e-mail verzonden kon worden.
4. Verslag ALV dd. 24 september 2020
4.1 Actiepunten Bestuur
Naar aanleiding van de ALV van vorig jaar zijn er twee actiepunten opgesteld waar het Bestuur actie op heeft ondernomen.
- De Hall of Fame is teruggevonden. Ligt in de berging. Er wordt gezocht naar een vrijwilliger om deze te updaten.
- Het updaten van het boekhoudsysteem ligt al een tijdje stil vanwege corona, maar Mark Kroon heeft zich bereidt verklaard om hiermee aan de slag te gaan.
Er zijn verder geen vragen/opmerkingen/aanvullingen over de notulen. Daarmee zijn de notulen van de ALV dd. 24 september 2020 vastgesteld.
5. Verslag ALV dd. 8 september 2021
Er zijn geen vragen/opmerkingen/aanvullingen over de notulen. Daarmee zijn de notulen van de ALV dd. 8 september 2021 vastgesteld.
6. Sovicos Jaarverslag 2020-2021
Lotte Versluis heeft een aanvulling op het Jaarverslag: haar naam ontbreekt bij de Activiteitencommissie. Haar naam zal hieraan worden toegevoegd.
Theo Aquarius heeft een aanvulling op het Jaarverslag: zijn naam ontbreekt bij de Commissie van Beroep. Zijn naam zal hieraan worden toegevoegd.
Verder zijn er geen vragen/aanvullingen/opmerkingen op het Jaarverslag 2020. Daarmee is het Jaarverslag 2020 vastgesteld.
7. Financieel overzicht 2020-2021
Vraag uit het publiek: De vergoedingen van vorig seizoen zijn hoger uitgekomen dan begroot. Waar heeft dit mee te maken? Er zijn toch ook veel donaties gedaan?
Antwoord: Dat kan kloppen. De hogere kosten hebben te maken met extra trainers voor nieuwe trainingsgroepen. Teruggestorte vergoedingen zijn aan de andere kant van de tabel bij de inkomsten onder ‘donaties’ terechtgekomen.
Verder zijn er geen vragen/opmerkingen/aanvullingen op het financieel overzicht. Daarmee is het financieel overzicht van 2020-2021 vastgesteld.
8. Verslag kascontrolecommissie
Er zijn geen vragen/opmerkingen/aanvullingen op het verslag. Daarmee is het verslag van de Kascontrolecommissie vastgesteld.
9. Verzoek decharge bestuur
Het verzoek om het Bestuur te dechargeren voor seizoen 2020-2021 wordt toegestaan door de aanwezigen.
10. Bestuursverkiezing en benoeming
Twee Bestuursleden treden af.
- Aftredend: Karen van der Meer (Verenigingszaken)
- Vacature
Karen van der Meer legt haar functie als Bestuurslid Verenigingszaken neer vanwege een combinatie van factoren. Tot nu toe nog geen opvolging gevonden. Ze blijft lid van de Activiteitencommissie en blijft voorlopig contactpersoon namens ons richting HKV. De wens van het Bestuur is om spoedig iemand te vinden om haar Bestuurstaken op te pakken.
- Aftredend: Anne-José van Doorn (Jeugdzaken)
- Kandidaat in beeld
Anne José legt haar functie als Bestuurslid Jeugdzaken neer vanwege haar zwangerschap en verhuizing naar Utrecht. We zijn haar zeer dankbaar voor haar inzet de afgelopen jaren en we zijn vol lof over haar kwaliteiten. Het Bestuur laat haar zeker niet met lege handen vertrekken en overhandigt haar een presentje.
Er is een kandidaat in beeld om de functie van Anne José over te nemen: Figen Syuleyman. Momenteel trainster van de Mini’s. Zij zal eerst als lid worden toegevoegd aan het Bestuur om ervaring op te doen voordat ze wordt voorgedragen als opvolger van Anne José en de functie Jeugdzaken gaat invullen.
Voorzitterschap
Zoals iedereen weet bekleedt Rob de functie als voorzitter momenteel ad interim. Het is al een tijdje de bedoeling dat Gaby het voorzitterschap gaat overnemen. Dit stond oorspronkelijk gepland voor begin dit jaar, maar dat is in overleg met een jaar uitgesteld. Vanaf januari 2021 zal zij de taak van Rob gaan overnemen en op de volgende ALV worden voorgedragen als voorzitter.
11. Vaststellen contributies, korting voor betaling via incasso en vaststellen boetes 2021-2022
Ten opzichte van vorig seizoen zijn de contributies ongewijzigd, evenals de hoogte van de boetes.
Er zijn geen vragen/opmerkingen/aanvullingen en daarmee zijn de contributies, de korting voor betaling via incasso en de boetes voor het seizoen 2021-2022 vastgesteld.
12. Begroting 2021-2022
Het maken van de begroting is ieder jaar weer een flinke uitdaging. Zowel op sportief als op financieel gebied ziet de toekomst er rooskleurig uit.
Vraag uit het publiek: Is de begroting voor de barinkomsten hetzelfde als vorige jaren?
Antwoord: Ja
Vraag uit het publiek: Er staat bij zaalhuur ‘inclusief zaterdag’. Klopt dat nog?
Antwoord: Ja, er zijn nu zaterdagen ingehuurd in Sportcampus Zuiderpark voor een aantal wedstrijden die niet pasten in het wedstrijdschema. Daarbij is ook rekening gehouden met extra jeugdteams en wedstrijden vanaf januari. Daarmee hebben we ook mogelijkheden voor inhaalwedstrijden. Er zullen dan wel teams moeten worden ingezet terwijl ze geen wedstrijd hebben. Dit is ook een paar keer nodig op de vrijdagavond.
Vraag uit het publiek: Komt er een overzicht van de dagen waarop extra mensen nodig zijn?
Antwoord: Deze avonden zijn tot nu toe beperkt en hiervoor hebben we al vrijwilligers bereid gevonden om te helpen.
Vraag uit het publiek: Er is nu al bekend dat er een (flink) aantal nieuwe leden zijn bijgekomen, heeft dat invloed op de begroting?
Antwoord: Ja, dat heeft zeker invloed. Maar in positieve zin. De verwachting is dan ook dat we aan het einde van dit seizoen zullen uitkomen in de plus.
Verder zijn er geen vragen/opmerkingen/aanvullingen op de begroting en daarmee is de Begroting voor het seizoen 2021-2022 vastgesteld.
13. Benoeming commissies
Het is op dit moment nog niet volledig duidelijk welke leden in welke commissies zitten, daar waar veel commissies nog op zoek zijn naar nieuwe leden of recentelijk iemand hebben gevonden. Rob gaat aan de slag met de commissies om dit helder te krijgen en de nieuwe leden te benoemen.
Aanvulling van Lotte Versluis: Ilse van Ballegoij heeft zich aangemeld voor de Activiteitencommissie
Aanvulling van Rob: ik weet ook dat Iris Nabuurs aan de Technische Commissie is toegevoegd. Ook staat er een gesprek met Rachel Kemper gepland. Zij heeft aangegeven graag mee te willen helpen bij de organisatie van het Scholentoernooi.
Verder zijn er geen vragen/opmerkingen/aanvullingen op de benoeming van de commissies. Zodra duidelijk is wie welke commissies gaan en functies gaan bekleden zullen zij worden benoemd. Daarmee is de benoeming voor de commissies vastgesteld.
14. Wijziging statuten
Rob geeft een korte toelichting op de reden van de wijziging van de statuten. Er is een nieuwe wet ingetreden: de WBTR. Deze is gefocust op het strakker aansturen en structureren van besturen. De statuten wijzigen niet zo snel. Dit is ook een kostbare zaak aangezien de wijzigingen langs de notaris moeten. Daarnaast is er nog een aantal zaken dat is die toegevoegd: Digitaal vergaderingen is nieuw aan de statuten toegevoegd. Ook het vierogenprincipe is toegevoegd, specifiek gericht op de financiën. Dat is nu formeel geregeld.
Ook de datum van de ALV (na afronding van het boekjaar) is van ‘3 maanden’ naar ‘6 maanden’ gewijzigd. Ook nieuw: de continuïteitscommissie. Deze komt in actie als er te weinig gebeurt of als het bestuur wegvalt. Dient als een back-up zodat de zaken door blijven gaan. Yvonne en Iwan melden zich hiervoor aan.
Iwan heeft ook een suggestie: wijziging is inderdaad een kostbaar grapje via de notaris. Toevallig kwam ik via pickleball terecht bij een notaris die een speciaal tarief voor sportverenigingen hanteerde. Hij gaat hem doorsturen naar John.
De wijzigingen van de statuten worden vervolgens in stemming gebracht.
Aantal stemmen tegen: 0
Aantal stemmen voor: 20
Met algemene stemmen zijn de nieuwe statuten vastgesteld.
15. Wijziging Huishoudelijk Reglement
Met de wijziging van de statuten zijn er automatisch ook een paar wijzigingen in het Huishoudelijk Reglement doorgevoerd. Deze wordt vervolgens in stemming gebracht.
Aantal stemmen tegen: 0
Aantal stemmen voor: 20
Met algemene stemmen zijn de wijzigingen van het Huishoudelijk Reglement vastgesteld.
PAUZE
Rob belegt een korte pauze om 20:06 uur.
Om 20:20 uur wordt de vergadering voortgezet.
16. Vaststellen Reglement benoeming ereleden, erevoorzitters en leden van verdienste
We hebben al jaren min of meer subjectieve richtlijnen wanneer een lid in aanmerking komt voor de benoeming tot erelid, erevoorzitter of lid van verdienste. Echter willen we leden die hier nog niet voor aanmerking komen, toch op officiële wijze bedanken. Rob heeft de richtlijnen nog eens onder de loep genomen en een nieuw voorstel op papier gezet.
Aantal stemmen tegen: 0
Aantal stemmen voor: 20
Daarmee is het Reglement benoeming ereleden, erevoorzitters en leden van verdienste vastgesteld.
16.2 Benoeming en uitreiking
Waar Bestuursleden normaal gesproken uitgesloten zijn van dit reglement wil het Bestuur vandaag een uitzondering maken voor Vincent Lugtenburg. De afgelopen 2 seizoenen heeft hij zich uitzonderlijk ingezet om volleybal in coronatijd mogelijk te maken en alles in goede banen te leiden. Het Bestuur van Sovicos is hem hier zeer dankbaar voor en overhandigt hem een presentje.
Daarnaast is er iets nieuws aan het Reglement toegevoegd: de Blijk van Waardering. Deze reiken we uit aan leden die hard op weg zijn om benoemd te worden tot lid van verdienste. Zie het als een aanmoedigingsprijs.
Het Bestuur heeft unaniem gekozen om Firoz Sahangoekhan deze eerste Blijk van Waardering te overhandigen.
Daarnaast benoemt het Bestuur Yvonne Nieuwmans tot Lid van Verdienste.
Tot slot wil Rob opmerken dat René Frank inmiddels drie jaar actief is geweest als lid van de Kascontrolecommissie en daarmee aftredend is. Wie volgt hem op? Na de vergadering heeft Vincent Sikkes zich gemeld om René Frank op te volgen.
Er zijn geen bezwaren gemeld. Daarmee zijn bovenstaande benoemingen vastgesteld.
17. Actuele ontwikkelingen
Rob brengt twee zaken onder de aandacht. Vincent brengt ook een punt in.
- Probleem van de hangmensen op het parkeerterrein.
Laatste paar weken lijkt het iets rustiger te worden, maar het blijft een probleem.
Vraag uit het publiek: zijn ze ook onaardig geweest tegen leden?
Antwoord: nee, nog niet. Maar er is wel geprobeerd in te breken en enkele ruiten zijn gesneuveld.
Er is momenteel een actie gaande samen met de politie en HKV. Het voorstel is om een hek te plaatsen dat ’s nachts dicht gaat zodat niemand meer het terrein op en af kan (behalve fietsers/voetgangers). Dat heeft echter wel consequenties en brengt veel vragen met zich mee. Wie gaat bijvoorbeeld het hek sluiten? Hoe laat wordt het hek gesloten? Wie gaat de aanwezigen wegsturen? Als club willen wij hier niemand voor aanstellen met het oog op de veiligheid. Er wordt dan ook hard gewerkt aan een oplossing.
Opmerking vanuit het publiek: Fijn dat dit onder de aandacht is en hopelijk komt er snel een oplossing
- Samenwerking met HKV
We zijn als sinds jaar en dag afhankelijk van HKV wat betreft de bar. Zij verzorgen de voorraad. De laatste tijd is er echter veel consternatie ontstaan wat betreft de bar. Dit heeft alles te maken met de nieuwe werkwijze van inkoop en voorraadbeheer. Vroeger kocht HKV veel in waardoor de voorraad altijd ruim voldoende was. Sinds dit seizoen is dit veranderd en veelal geautomatiseerd. Voorraadbeheer gaat nu via het kassasysteem waardoor er minder vaak ingekocht wordt (pas als het nodig is). Dit heeft tot consequentie dat barbonnen nadelig werken voor de voorraad. Er is eigenlijk altijd een tekort aan voorraad als er bonnen blijven liggen. Daarnaast worden niet altijd de juiste dranken aangeslagen.
Daarnaast wil Rob ook af van het sturen van herinneringen aan leden met een achterstallige barbon. Binnen het bestuur is daarom afgesproken m.i.v. vrijdag 1 oktober tijdelijk de barbonnen op te schorten en de regels voor bardiensten aan te scherpen. Alleen de bardienst mag achter de bar en in de keuken. Met HKV zal worden geprobeerd om een digitale bon te maken en er wordt bekeken of het zinvol is om een speciaal shirt voor de bardienst te laten maken zodat voor iedereen duidelijk is wie op dat moment bardienst heeft. Daarnaast mag patat voortaan niet meer op borden geserveerd worden. Om verdere problemen met HKV te vermijden willen we alle leden oproepen om zorgvuldiger om te gaan met de bar.
Vraag uit het publiek: Is er misschien een mogelijkheid dat HKV later toch weer terugschakelt naar het vorige systeem?
Antwoord: Die kans is klein, omdat er door corona veel voorraad weggegooid moest worden en HKV daarom besloten heeft het op deze manier aan te pakken.
Vraag uit het publiek: Kunnen we het laten betalen van de bon niet duidelijker maken en hier scherper op toezien?
Antwoord: Dat wordt al gedaan en werkt blijkbaar niet goed genoeg. Daarnaast staan er veel nieuwe leden achter de bar die veel leden nog niet kennen en het dus niet aandurven om leden aan te spreken om de bon te laten betalen.
Vraag uit het publiek: Is HKV ook bereid om voor meer voorraad te zorgen om te voorkomen dat er ineens iets niet is wat iemand graag zou willen?
Antwoord: We gaan de komende tijd noteren wat we missen en geven dit door aan HKV met het verzoek om voor een grotere voorraad te zorgen. Zeker als bepaalde dranken vaker uitverkocht zijn.
Vraag uit het publiek: Is het huidige assortiment niet erg breed?
Antwoord: Ja dat is zeker waar. Hier zit bovendien ook veel prijsverschil in. De komende tijd moet gaan blijken welke dranken in trek zijn en welke niet. Met HKV gaan we dan proberen het assortiment daarop aan te passen.
- Ontwikkelingen outdoor beachvolleybal, indoor beachvolleybal en zaalvolleybal
De afgelopen jaren werd er in de zomer gebeacht op het Beachcourt aan de Steenwijklaan en in het Zuiderpark. Wij hebben echter te horen gekregen dat we in het Zuiderpark in de weg zitten. In overleg met de gemeente is afgesproken om de faciliteiten van Beachcourt Steenwijklaan te verbeteren: vaste velden en een waterdichte berging. Er komt voor ons dan de verplichting om het hele jaar te huren, omdat het onderhoud het hele jaar doorloopt. Grootste voordeel is dat je eigenlijk altijd kunt trainen/spelen. Wij zijn dan de hoofdhuurder. Onderverhuur mag echter niet. Beachers van buiten Sovicos kunnen wel tijdelijk lid worden van Sovicos zoals de leden van Velo die deelnemen aan de zomertrainingen bij de jeugd.
De Haagse Hogeschool heeft vandaag (donderdag 30 september) gemaild en gevraagd naar de mogelijkheden voor indoor beachvolleybal voor studenten. Zij hebben een studentensportpas en vorige jaren konden studenten daarmee bij ons komen spelen. Er moet echter nog gekeken worden wanneer hier plek/ruimte voor is. De indoor beachvelden van 19:30 tot 21:30 uur zitten vol. Daarnaast is er een limiet aan zaalruimte en kader. Wellicht is er na 21:30 uur ruimte, maar dan zit ook de Beachvolleybalschool erin.
Zowel bij indoor beach als bij zaalvolleybal hebben we momenteel een wachtlijst met ongeveer 80 wachtenden. Dit is al langere tijd niet meer voorgekomen.
Opmerking uit het publiek: Het is goed om met een wachtlijst te werken in plaats van heel veel extra teams in te richten. Grote kans dat veel nieuwe leden dan snel weer weg zijn.
Antwoord: Dat is fijn om te horen. We doen ons best om ze een plekje te geven, maar op een gegeven moment zitten teams echt vol en 12 leden is de max.
Vraag uit het publiek: Heeft iemand een idee waarom we ineens zoveel nieuwe leden krijgen?
Antwoord: Onder andere dankzij de nieuwe website en het actiever worden op sociale media. We zijn schijnbaar erg populair. Ongetwijfeld zullen er meer factoren meewegen, maar we denken dat dit de voornaamste reden is voor de toename.
18. WVTTK/Rondvraag
Iwan Banens heeft twee vragen.
- Wat is de status van de kantine/bar qua coronapas?
Antwoord: Er hoeft geen coronapas getoond te worden, omdat we alle zitplekken in de kantine hebben verwijderd en statafels hebben geplaatst buiten de kantine. De bar is daarmee alleen een afhaalstation geworden.
We hebben hiervoor gekozen, omdat we willen voorkomen dat er discussie komt over het scannen en het wel of niet hebben van een geldige QR-code. Deze oplossing is samen met HKV tot stand gekomen. Er mag dus gegeten en gedronken worden op de tribune en op de balustrade.
- Hoelang gaat dit duren?
Antwoord: Tot 1 november minimaal. 00:00 uur als eindtijd blijft daarnaast staan. Het verzoek is daarom ook om de wedstrijden van 19:30 zoveel mogelijk op tijd te laten beginnen, zodat ook de ronde van 21:30 uur op tijd kan beginnen.
Vincent Lugtenburg heeft een aankondiging.
- Aan de kapstok hangen enkele nieuwe shirts. Voor de komende jaren hebben we een mooie overeenkomst kunnen afsluiten met Errea Nederland. In de webshop zijn daarnaast ook tassen, jassen, broekjes etc. te vinden.
Iwan Banens heeft nog een aanvullende vraag.
- Kunnen we iets regelen voor teams om sponsors/inspeelshirts te vinden? Nu is het verplicht dat de sponsor, naast haar bijdrage aan het team, ook een bijdrage aan de vereniging levert. Dit kan als een belemmering worden gezien.
Antwoord: de lijn is helder, zodra sponsor in beeld is komt er overleg met sponsor over de hoogte van de bijdrage. Hier willen we het binnen het Bestuur best nog eens over hebben. Daarnaast volgt Matthijs een aantal ondersteuningsbijeenkomsten van SponsorVisie en hier zal te zijner tijd een nieuw beleidsvoorstel uit rollen.
Vincent Sikkes heeft een vraag.
- Is er al nagedacht over meer zaalruimte voor volgend jaar?
Antwoord: Ja daar is zeker over nagedacht en zitten we bovenop. Op dit moment is die ruimte er nog niet. Alle zalen zitten zo goed als vol. We kunnen nog het gesprek aangaan met Bas Aukes, consulent van de Gemeente Den Haag. Actiepunt voor het Bestuur.
Opmerking uit het publiek: Je komt dan ook tegen problemen met het kader aan. Dat moet ook niet vergeten worden.
19. Sluiting
Rob Strang (voorzitter a.i.) sluit de Algemene Ledenvergadering om 21:02 uur.
20. Bijlagen
Een compleet overzicht van alle bestuurs- en commissieleden is hieronder te vinden. Ook het verslag van de Kascontrolecommissie is hieronder te downloaden